Jurnal PI

Jurnal PI
ABSTRAKS
Dewi Novi Handayani (20207307)
Dewiwie83@yahoo.com

“ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN PADA PD.KALIBATA”

PI Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Gunadarma 2010
Kata Kunci : Sistem Pengendalian Intern,Sistem Penjualan
(xi + 39 + Lampiran)
Berbagai transaksi usaha dilakukan perusahaan salah satunya transaksi penjualan ke konsumen, transaksi penjualan perlu dikelola dengan sebaik mungkin.
Maka perlu diadakan suatu Sistem Penjualan, tujuannya untuk mengelola perusahaan, dan dibuat suatu prosedur yang ada dalam perusahaan kemudian dari prosedur tersebut kita dapat merancang sebuah sistem penjualan dan dapat mengetahui kelebihan, kekurangganya dari sistem penjualan.
Dengan dilaksanakannya sistem penjualan pada perusahaan, maka diharapkan perusahaan akan dapat menjaga perusahaan, mengecek ketelitian, keandalan data akuntansi, serta untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen perusahaan tersebut, sehingga akan tercipta sebuah sistem yang andal dan dapat bertanggung jawabkan kebenarannya.
Dengan terciptanya sistem yang andal maka berpengaruh terhadap Sistem penjualan pada perusahaan tersebut. penjualan pada perusahaan akan meningkat, dengan kata lain sistem penjualan juga dapat lebih meningkatkan penjualan pada perusahaan.

Daftar Pustaka (2000-2008)





BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi dewasa ini, mendukung kelancaran perkembangan usaha perusahaan, sehinga data transaksi dapat diolah dan di laporkan dengan cepat. Akibatnya keputusan yang diambil dapat lebih cepat. Berbagai transaksi usaha dilakukan perusahaan salah satunya transaksi penjualan ke konsumen, transaksi penjualan ke konsumen perlu di kelola dengan sebaik mungkin. Maka perlu diadakan suatu sistem pengendalian intern, tujuannya adalah untuk mengamankan harta kekayaan perusahaan dari pemborosan, kecurangan dan tidak efisienan, mengakibatkan ketelitian dan dapat di percayainya data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong akan kepatuhan terhadap kebijakan pemimpin.
Dengan dilaksanakannya sistem pengendalian intern penjualan ini, maka diharapkan perusahaan akan menjaga kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, serta untuk mendorong efesiensi dan di patuhinya kebijakan manajemen perusahaan tersebut, sehingga akan tercipta sebuah sistem yang andal dan dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya.
Perusahaan membutuhkan sistem yang akan berperan dalam pemrosesan dan pengolahan data penjualan, yaitu sistem akuntansi penjualan.sistem akuntansi tersebut bertujuan untuk mendukung aktivitas bisnis perusahaan dalam mengelola, memproses data transaksi secara efektif dan efisien. Sistem akuntansi yang disusun untuk suatu perusahaan dapat di proses dengan cara manual atau di proses dengan menggunakan mesin-mesin mulai dengan mesin pembukuan yang sederhana.
Sistem penjualan sangat berperan dalam omset penjualan dan mencari pangsa pasar yang lebih luas, karena akan membantu manajemen perusahaan dalam menyediakan informasi yang berkaitan dengan semua kegiatan perusahaan.perusahaan harus dapat mengantisipasi segala kemungkinan yang akan dihadapi oleh perusahaan dengan menetapkan kebijakan-kebijakan yang tepat dalam menghadapi persaingan bisnis. Manajer penjualan yang berperan sebagai perencanaan, koordinasi, dan pengendalian kegiatan, sangat memerlukan informasi kegiatan penjualan dan keadaan keuangan perusahaan. Pemakai informasi dapat dibagi dalam dua kelompok besar yaitu ekstern dan intern.
Dengan pengendalian intern yang baik ini diharapkan data penjualan yang benar dan dapat dipercaya sehingga informasi penjualan tersebut dapat dijadikan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. dengan begitu, sistem penjualan yang didukung oleh pengendalian intern yang baik, diharapkan akan menghasilkan informasi yang nantinya sangat membantu manajer dalam mengambil kebijakan perusahaan dalam upaya meningkatkan omset penjualan.
Mengingat pentingnya sistem penjualan bagi perusahaan maka perlu dilihat kembali sistem yang telah ditetapkan. sistem penjualan harus dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.sistem penjualan harus mengikuti prosedur yang ada agar bisa memenuhi kebutuhan perusahaan, yaitu kebutuhan informasi penjualan.
Dengan adanya berbagai masalah yang dihadapi oleh perusahaan dalam pelaksanaan sistem penjualan, maka pelaksanaan sistem penjualan diperlukan beberapa perbaikan-perbaikan sehingga akan mampu menghasilkan informasi yang akurat, yang nantinya akan berguna bagi manajemen perusahaan dalam pengambilan perusahaan.
Untuk memberikan nilai suatu barang, perusahaan dapat mengunakan metode harga jual, dengan cara melihat biaya produksi, tingkat kepuasan suatu konsumen dan tingkat penjualan produk tersebut. Maka perusahaan dapat menetukan kwantitas dan kwalitas barang tersebut. Dengan demkian perusahaan tersebut dapat melihat laba/rugi produk tersebut.
Dengan terciptanya sebuah sistem yang andal maka berpengaruh terhadap penjualan pada perusahaan tersebut, penjualan pada perusahaan akan meningkat, dengan kata lain sistem pengendalian intern juga dapat meningkatkan penjualan pada perusahaan atas dasar uraian diatas maka penulis menyusun penulisan ilmiah ini dengan judul “Analisis Sistem Pengendalian Intern Penjualan Pada PD.KALIBATA ”.

1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas, penulis dirumuskan masalah dalam penulisan ilmiah ini adalah:
1. Bagaimana penerapan sistem penjualan pada PD.KALIBATA
2. Bagaimana sistem penjualan PD.KALIBATA, apakah sudah sesuai dengan Sistem Informasi Akuntansi

1.3 Batasan Masalah
Mengingat terlalu luasnya pembahasan mengenai sistem penjualan maka dalam penulisan ini hanya dibatasi pada suatu prosedur penjualan tunai / kredit dan dibuat rancangan sistem penjualan.

1.4 Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan penulisan ilmiah ini adalah sebagai berikut:
1. Mengetahui penerapan sistem penjualan pada PD.KALIBATA.
2. Mengetahui sistem penjualan PD.KALIBATA sesuai dengan Sistem Informasi Akuntansi.
BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi didefinisikan sebagai elemen struktur pengendalian sebagai metode dan pencatatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasikan, menganalisis, mengklarifikasikan, mencatat dan melaporkan transaksi perusahaan serta mempertahankan tanggung jawab untuk dipercayanya atas aktiva dan hutang. berikut ini adalah pengertian sistem akuntansi menurut beberapa ahli :
Pengertian Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2001:3)
“Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan’
Pengertian Sistem Akuntansi Menurut Widjajanto (2001:4)
“Sistem Akuntansi adalah susunan berbagi formulir, catatan, peralatan, termasuk computer dan perlengkapan serta alat komunikasi, tenaga pelaksanaannya dan laporan yang terkodinasi secara erat yang didisain untuk mentraformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen”
Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan suatu prosedur yang digunakan dalam menyampaikan data kegiatan perusahaan teruatama yang berhubungan dengan informasi keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Adapun unsur dari sistem akuntansi formulir, catatan, peralatan yang digunakan untuk mengolah data dalam mengahasilkan informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen.
Sistem Akuntansi yang efektif harus memenuhi :
a. Mengidentifikasikan dan mencatat transaksi yang valid.
b. Ketetapan waktu dalam pencatatan transaksi dan pengklarifikasian dalam pelaporan keuangan.
c. Pengukuran nilai transaksi dan mencatat dalam nilai yang tepat dalam laporan keuangan.
d. Menunjukan periode transaksi tersebut terjadi dan mencatatnya dalam periode yang benar.
e. Menyajikan secara tepat transaksi dan yang berhubungan dengan pengungkapannya dalam laporan keuangan.

Bukti transaksi harus ada, karena merupakan fokus dari sistem akuntansi. transaksi meliputi pertukaran aktiva dan jasa diantara kesatuan bisnis dengan pihak luar. Sistem akuntansi perusahaan seharusnya menyediakan/ mempunyai kelengkapan transaksi atau “audit trail” untuk setiap transaksi. Audit trail adalah rantai penyedian bukti dengan kode, perhitungan dan dokumentasi yang dihubungkan dengan saldo dan hasil iktisar dari data keuangan asli.

2.1.1 Manfaat Sistem Akuntansi
Pada hakekatnya perusahaan mempunyai fungsi pada sistem akuntansi, setiap sistem akuntansi akan melaksanakan lima fungsi utamanya yaitu :
a. Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi perusahaan.
b. Memproses data menjadi informasi yang berguna pihak manajemen.
c. Manajemen data-data yang ada kedalam kelompok-kelompok yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
d. Mengendalikan kontrol data yang cukup sehingga aset dari suatu organisasi atau perusahaan terjaga.
e. Penghasil informasi yang menyediakan informasi yang cukup bagi pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, mengeksekusi perencanaan, dan mengkontrol aktivitas.
Dengan adanya mafaat sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan lain. Sistem akuntansi tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan sehingga dapat mencapai sasaran dan menjamin atau menyediakan laporan keuangan yang tepat.
2.1.2 Pengertian Penjualan
Secara umum penjualan dapat dibagi dua yaitu penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan tunai terjadi apabila pengiriman barang diikuti dengan adanya penyerahan uang tunai sepenuhnya atau pembayaran kontan oleh pembeli sedangkan penjualan kredit terjadi apabila pelanggan meminta tenggang waktu atau perusahaan memberikan tenggang waktu antara penyerahan barang dengan penerimaan pembayaran.
Dari pernyataan tersebut maka dapat dikatakan bahwa penjualan adalah suatu kegiatan utama perusahaan yang dapat menyebabkan timbulnya pendapatan ataupun piutang dagang. Penjualan juga merupakan suatu transaksi usaha yang meliputi penyerahan barang ataupun jasa kepada pelanggan yang ditukarkan dengan alat pembayaran yang sah. Berikut ini adalah pengertian penjualan tunai dan penjualan kredit menurut beberapa ahli:
Pengertian Penjualan Tunai Menurut Holmes dan Burns (1994:162)
“Penjualan Tunai adalah pemisah tugas yang terkait dengan penjualan tunai pengolahan sering membutuhkan satu orang melakukan penjualan dan orang kedua menerima pembayaran dan menghadiri dengan melakukan perubahan. dan Penjual mencatat penjualan.”
Pengertian Penjualan Kredit Menurut Alan R. (1994:121)
“Penjualan Kredit adalah penjualan harta benda berdasarkan rencana pembayaran yang ditangguhkan, dimana pihak penjual menerima uang muka dan sisanya dalam bentuk pembayaran selama beberapa waktu.
Dari pernyataan tersebut maka dapat diambil kesimpulan bahwa penjuala adalah merupakan suatu kegiatan utama perusahaan yang dapat mendatangkan keutungan yang dilakukan oleh kedua belah pihak yaitu penjua dan pembeli yang dapat dilakukan secara tunai ataupun secara kredit.
BAB III
METODE PENELITIAN

3.1 Objek Penelitian
Dalam penulisan ilmiah ini, penulis mengambil objek penelitian yaitu PD.Kalibata yang beralokasikan di Jln.Raya Bogor Km,29 kel Tugu palsigunung. perusahaan yang berdiri di awal tahun 1997, adalah salah satu perusahaan dagang yang bergerak dalam bidang penjualan kosmetik, berkantor pusat di Jakarta. adapun kosmetik yang menjadi objek penjualan perusahaan ini ada 9 macam merk barang diantaranya, cussons, akachan, janson & janson, charm, pigeon, marina, pex baby, maybelin, aubeau. Aktivitas sistem penjualan ini meliputi kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan penjualan barang. Bagian penjualan mengenalkan produk-produk perusahaan kepada pelanggan dan melakukan penawaran barang tersebut kepada pelanggan. setelah mendapat pesanan barang dari pelanggan maka bagian penjualan akan berkoordinasi dengan bagian gudang mengenai persediaan barang yang dipesan, bila persediaan ada maka barang langsung dikirim.
Aktivitas distributor juga meliputi seluruh kegiatan di bagian penjualan dan pengelolaan barang digudang untuk persediaan barang dari supplier. Bagian penjualan harus mencatat seluruh kejadian distribusi yang terjadi antar bagian penjualan maupun dengan bagian gudang. Bila persediaan barang digudang menipis atau habis. Bagian gudang dapat melaukan permohonan pembelian barang kebagian pembelian setelah berkoordinasi dengan bagian penjualan untuk mencegah terjadinya pembelian barang yang tidak diperlukan. Aktivitas akuntansi dan keuangan meliputi kegiatan yang berhubungan dengan pencatatan dan pelaporan akuntansi umum, akuntansi persediaan, akuntansi biaya, keuangan kas besar dank as kecil, keuangan bank, keuangan hutang, keuangan piutang dan penggajian. Adapun di perusahaan bagian personalia dan umum meliputi kegiatan di bidang personalia dan kegiatan yang bersifat umum. Bagian personalia mengkoordinasikan kegiatan yang berhubungan dengan kepegawaian.

3.2 Data / Variabel
Data primer atau variable pokok yang digunakan adalah data rincian penjualan, serta nformasi yang didapat melalui observasi dan wawancara kepada staff akuntansi keuangan. Data rincian penjualan antara lain data transaksi penjualan selama 1 bulan, bagian struktur organisasi dan uraian tugas, customer order, shipping document, penyesuian penjualan, faktur penjualan dan bukti setor Bank.
Sedangkan informasi yang didapat dari staff keuangan diantaranya metode pencatatan yang digunakan serta informasi lainnya yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan.
Selain data primer, data lain yang digunakan adalah data sekunder. Data sekunder adalah data pembantu yang digunakan sebagai bahan untuk menetapkan kerangka teori.
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dari analisis dan penjelasan pada bab sebelumnya maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Secara keseluruhan hubungan antara penerapan dan pengaruhnya terhadap prosedur sistem penjualan telah diterapkan dengan cukup baik, walaupun masih terdapat kekurangannya tapi dengan menerapkan sistem penjualan kekurangan tersebut akan dapat tertutupi. Menerapkan prosedur yang sudah ada pada penjualan tunai / kredit maka perusahaan dapat melihat keadaan penjualan dari suatu sistem yang sudah dibuat.
2. Unsur-unsur sistem penjualan tunai / kredit pada PD.KALIBATA yang pertama adalah struktur organisasi, unsur yang kedua sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang digambarkan melalui bagian alir dokumen (flowchart) sistem penjualan tunai / kredit. Unsur yang ketiga praktik yang sehat dan unsur yang keempat adalah karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya. Prosedur penjualan yang sudah ada sangat membantu dalam memperbaiki sistem yang belum ada pada perusahaan.
3. Sistem penjualan suatu kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perusahaan untuk mencapai tujuan seluruh usaha pada umumnya, untuk meningkatkan penjualan yang dapat menghasilkan laba dengan penawaran kebutuhan yang memuaskan kepada pelanggan atau pasar dalam jangka waktu yang panjang. Sistem penjualannya terbagi menjadi dua ada penjualan secara tunai dan penjualan secara keredit. Keduanya sudah mempunyai prosedur akan tetapi sistem pada perusahaan tersebut belum ada, maka dari prosedur yang sudah ada dibuatlah sistem penjualan tunai / kredit.
5.2 Saran
Adapun saran yang dapat penulis berikan yang mungkin dapat bermanfaat bagi perusahaan dalam memperbaiki kinerja perusahaan demi terciptanya tujuan perusahaan dalam memperoleh laba yang maksimal, oleh sebab itu maka penulis ingin memberikan saran-saran dan pandangan-pandangan antara lain :
1. Perusahaan sebaiknya memisahkan fungsi penjualan dengan fungsi kas. Hal ini dimaksudkan untuk menciptakan sistem penjualan tunai yang lebih terorganisir, karena kemungkinan terjadinya kecurangan dapat dihindari.
2. Penerapan struktur pengendalian intern pada pegawai yang bermutu ditingkatkan lagi dengan mengadakan pendidikan dan pelatihan bagi para karyawan agar karyawan dapat menyelesaikan tanggung jawabnya dengan tuntutan perkembangan perkerjaannya.
3. Dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya, kedisiplinan kerja dan loyalitas yang tinggi dari pimpinan dan karyawannya hendaknya semakin ditingkatkan menurut fungsi dan tanggung jawabnya agar hasil kerja yang dicapai lebih memuaskan.
4. Walaupun penerapan sistem penjualan tunai yang diterapkan oleh perusahaan telah cukup baik, tetapi mungkin penjualan secara kredit belum cukup baik karna terkadang banyak pembayaran yang macet di luar sana. Sebaiknya pihak manajemen terus mengawasi pelaksanaan sistem penjualan secara tunai maupun kredit agar tetap menjamin terlaksananya praktik yang sehat pada transaksi penjualan tunai / kredit dan agar pimpinan dan karyawannya dapat bekerja sama dengan baik dan pekerjannya dapat terlaksana dengan efektif dan efisien.
5. Pengendalian penjualan PD.KALIBATA yang masih sederhana dapat ditingkatkan dengan sistem penjualan secara komputerisasi sehingga memudahkan karyawan untuk melaksanakan kegiatan penjualannya.